10 Schritte, Dein Arbeitsleben zu vereinfachen

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„Das Leben ist eigentlich ziemlich einfach, aber wir bestehen darauf, es uns schwer zu machen.“ – Konfuzius

Ich habe mir beruflich schon immer viel aufgeladen, aber in der letzten Zeit habe ich noch mehr verschiedene Dinge angefangen.

Vorher habe ich zum Beispiel die ganze Woche lang freiberuflich geschrieben, aber inzwischen versuche ich, Schreiben, Consulting, meine Tätigkeit als Rednerin, das Editieren meines neuen Buches und die Vermarktung meines neuesten E-Books unter einen Hut zu bekommen.

Dabei ist mir aufgefallen, dass nicht dieser volle, abwechslungsreiche Plan kompliziert ist, sondern die Art und Weise, wie ich darüber denke.

Manchmal lasse ich mich von meiner To Do-Liste überwältigen,

so dass sich jeder noch so kleine Teil so schwer wie alle Teile zusammen anfühlt.

Anstatt also nur eine E-Mail zu beantworten, schreibe ich die Antwort,

denke über den Artikel nach, den ich anschließend schreiben will,

mache mir Sorgen über die Deadline für meinen Artikel in einer Zeitschrift, die ich möglicherweise nicht werde einhalten können,

und nehme mir gleichzeitig noch vor, effektiver zu werden, so dass ich alles schaffen kann, ohne mir Sorgen machen zu müssen.

Manchmal mache ich das.

An anderen Tagen erinnere ich mich daran, dass meine Sorgen nicht verschwinden, wenn ich mir Sorgen über sie mache
und dass

die effektivste Möglichkeit, einen Moment zu nutzen, ist, nur das zu machen, was ich gerade mache.

Der Rest wird später erledigt.

Das ist der wichtigste Teil, wenn man es sich einfacher machen will.

Der erste Schritt, wenn wir etwas vereinfachen wollen, beginnt mit unserem Denken.

Aber natürlich gibt es noch mehr, das man beachten muss (und ich bin mir bewusst, dass das irgendwie ironisch ist, wenn man bedenkt, dass ich hier vom Vereinfachen rede).

Wenn auch Du Stress reduzieren und Dein Arbeitsleben vereinfachen willst, habe ich folgende Tipps für Dich:

1. Entscheidungen treffen, die zu Deinen Werten passen.

Der Präsident von Idegy, Perry Maughmer, sagt, dass es viel einfacher ist, Entscheidungen zu treffen, wenn Du Deine wichtigsten Werte kennst – vor allem die Werte, die Du Dir mit Deinem Team teilst – und dann Deine Möglichkeiten an ihnen misst.

So bist Du zuversichtlich, auch wenn Du vor einer Herausforderung stehst, Du sparst automatisch Zeit und machst Dir weniger Stress.

Einer meiner wichtigsten Werte ist beispielsweise Respekt.

Ich respektiere die Aufmerksamkeit meiner Leser. So weiß ich immer, wann ich eine angebotene Zusammenarbeit ablehne: Wenn sie mich persönlich nicht genug berührt, ist sie auch nichts für meine Leser.

2. Mach etwas mit Deinen Beschwerden – oder beschwer Dich gar nicht erst

Ab und zu müssen wir Dampf ablassen. Manchmal ist das ein proaktiver Weg, Lösungen zu finden.

Es kann aber auch ein Energieräuber sein, der andere Leute herunterzieht und sowohl Produktivität als auch Kreativität schwächt.

Spar Dir Deine Energie und konzentriere Dich darauf, für eine Veränderung zu sorgen. Wenn Du nichts dran tun kannst, konzentriere Dich auf das, was Du besonders gut kannst. So ist es wahrscheinlicher, dass Du eine gute Lösung findest, anstatt Dich von der Lösung „weg zu nölen“.

3. Priorisieren lernen.

Jetzt, wo ich selbstständig bin, beginne ich jeden Morgen mit meinen drei Prioritäten und erledige sie zuerst. So gebe ich den Dingen, die mir am wichtigsten sind, meine volle Energie und Aufmerksamkeit und spare mir die weniger wichtigen Aufgaben für nachmittags

– mit dem vollen Bewusstsein, dass sie möglicherweise heute nicht erledigt werden.

Als ich noch nicht selbstständig war, habe ich meinen Chef immer gefragt: „Was sind die Prioritäten?“ Dann sagte ich ihm, dass ich mich komplett darauf konzentrieren würde, sie so gut ich kann zu erledigen – dass es aber sein könne, dass andere Dinge würden warten oder von jemand anders würden erledigt werden müssen.

Weil ich gut in meinem Job war, hat das immer super funktioniert.

4. Zeitliche Grenzen setzen und versuchen, in ihnen effizient zu arbeiten.

Parkinsons Gesetz sagt, dass sich Arbeit ausdehnt, um die Zeit zu füllen, die ihr für ihre Erledigung zugeteilt wurde.

Wenn Du Dir erlaubst, die ganze Nacht zu arbeiten, wirst Du sicherlich eine ganze Menge zu tun haben.

Ich habe bemerkt, dass ich, wenn ich ohnehin denke, dass ich abends länger arbeiten werde, ich mehr Pausen mache, um Blogs zu lesen und Social Networks zu besuchen – weil ich weiß, dass ich die Zeit dafür habe. Wenn ich aber abends noch etwas vorhabe, arbeite ich vorher effektiver.

5. Nein sagen, wenn Du die Möglichkeit hast.

Es ist super, wenn Du Kollegen hilfst, aber niemand außer Dir kann Deinen Arbeits-Plan bestimmen. Wenn Du wie ich bist, mag Dir das vielleicht schwerfallen, weil Du ungern „nein“ sagst.

Die einzige Möglichkeit, ein ausgeglichenes Leben zu leben, ist aber, über Deine Bedürfnisse und Prioritäten selbst zu bestimmen.

Das bedeutet, dass ich nicht immer „ja“ sagen kann, wenn jemand meine Meinung über seinen Blog hören möchte, sich aber keine Beratung leisten kann. In der letzten Zeit habe ich deshalb eine Alternative angeboten, die auch hilfreich ist: Nein, ich kann morgen nicht mit Dir telefonieren, aber ja, ich kann Dir per E-Mail innerhalb der nächsten Woche ein oder zwei Fragen beantworten.

6. Die eigenen Aufgaben erledigen.

In ihrem aktuellen Beitrag über das Loslassen von Kontrolle sagt Dr. Amy Johnson, dass Deine Aufgaben nur die sind, die Du direkt beeinflussen kannst.

Die Dinge, über die Du keine Kontrolle hast, sind die Aufgabe von anderen.

Dein Kollege, der zu spät kommt, oder dein Chef, der den Auftrag eines Kunden annimmt, der Dir auf die Nerven geht – diese Dinge kannst Du nicht beeinflussen. Deshalb ist es Energieverschwendung, Dich über sie aufzuregen.

Konzentrier Dich auf die Dinge, die Du selbst in der Hand hast und geh sie proaktiv an.

7. Den Arbeitsplatz aufräumen.

Studien zeigen, dass Deine Arbeitsumgebung einen großen Einfluss auf Deinen Kopf und Deine Produktivität hat.

Wenn es etwas gibt, das Du nicht oft nutzt und das Dir nicht hilft, effektiver zu arbeiten, räum es weg. Behalte ein paar persönliche Dinge, damit Du Dich wohlfühlst, aber denke „zen“ und aufgeräumt.

Ich sehe meinen Schreibtisch beispielsweise als Schlafplatz meines Laptops. Ich würde nie schlafen, wenn 50 Dinge um mich herum lägen, die ich möglicherweise nachts gebrauchen kann – also habe ich nur ein Päckchen Taschentücher, Handcreme, ein Glas Wasser, eine Buddha-Figur und ein Bild auf meinem Nachttisch.

8. Elektronische Ablenkungen vermeiden.

Anscheinend sind wir alle darauf trainiert, schnell – manchmal sogar sofort – zu antworten, wenn wir irgendwie angesprochen werden. Egal, ob E-Mails oder Antworten auf Twitter-Nachrichten: Wir glauben, dass wir auf alles sofort antworten müssen, als wäre das alles unfassbar dringend.

Eine Alternative ist es, Mail-Alerts so einzustellen, dass sie Dich nur benachrichtigen, wenn E-Mails von Leuten kommen, auf die Du wirklich sofort antworten musst, dein Chef zum Beispiel oder ein wichtiger Kunde. Der Rest kann warten.

Wir arbeiten besser, wenn wir im „Fluss“ sind, ohne unterbrochen zu werden – und letztendlich ist das doch, warum wir tun, was wir tun: Weil wir es lieben und uns voll reinhängen wollen.

9. E-Mails vereinfachen.

Integriere Deine E-Mail-Konten, beantworte alle (oder zumindest die meisten) E-Mails in fünf oder weniger Sätzen und checke Deine E-Mails zu festgelegten Zeiten (anstatt ständig sofort zu antworten).

Trage Dich außerdem aus Blogs und Newslettern aus, die Dir keine Informationen geben, die Du für Dein Leben gebrauchen kannst. Wenn Du sie liest, sie Dir aber nicht genug Inspiration geben, um aktiv etwas daraus zu machen, sind sie es nicht wert.

10. „Singletasking“ statt Multitasking.

Letztens habe ich eine tolle Analogie gelesen:

Effektiv leben ist wie nachts mit Scheinwerfern autofahren – Du siehst zwar nur, was direkt vor Dir ist, aber das ist eigentlich alles, was Du wirklich brauchst.

So lange wir To Do-Listen haben, werden wir versucht sein, Dinge schneller abhaken zu können. Das ist aber trügerisch:

Je mehr Dinge Du gleichzeitig versuchst zu erledigen, desto weniger Aufmerksamkeit gibst Du den jeweiligen Aufgaben. Das bedeutet häufig, dass Du sie nur schlecht erledigst und sie vielleicht sogar noch mal machen musst.

Es ist nicht immer einfach, mit größter Aufmerksamkeit durch den Arbeitstag zu gehen, vor allem, wenn Dein Kopf sich noch unaufgeräumter anfühlt als Dein Schreibtisch und Dein Kalender. Wenn wir aber in uns anfangen und die Veränderung langsam nach außen tragen, wird alles sehr viel einfacher werden.

Der Originalartikel „10 steps to simplify your work life“ ist auf ihrem Blog TinyBuddha erschienen.

Lori Deschene

Lori Deschene, die Gründerin von Tiny Buddha, sagt über ihren Blog: "Es geht hier darum, über einfache Weisheiten nachzudenken und zu lernen, sie in unser komplexes Leben einzubauen - inklusive der Verpflichtungen, Anstrengungen, Träume und Beziehungen". Sie beschreibt ganz einfache, kleine Schritte auf dem Weg zum Glück. Das kann sie so authentisch, weil sie jahrelang mit sich selbst gekämpft hat und unglücklich war - bis ihr bewusst wurde, dass sie selbst der Schlüssel zum Glücklichsein ist.